October 2, 2021

3 consejos para usar herramientas en agilidad de negocio

En mis sesiones de capacitación y coaching profesional con equipos, a menudo me preguntan sobre las herramientas de gestión del Product Backlog y además como usar herramientas en agilidad. 

Ahora compartiré mis pensamientos sobre herramientas y 3 consejos para usar herramientas de manera efectiva en agilidad de negocio.

La pregunta se genera de dos formas:

  • ¿Cuál es la mejor herramienta para la gestión de Product Backlog?
  • ¿Cuál es la mejor manera de estructurar nuestros elementos del Product Backlog (PBI) en la herramienta [complete el espacio en blanco con el nombre de su herramienta favorita]?

Primero, recordemos el propósito de una herramienta, sea cual sea su ámbito.

El propósito de una herramienta

Una herramienta es algo que nos ayuda a realizar una tarea o realizar una operación. 

Si pensamos en esto en el contexto de la agilidad de negocio, usamos herramientas para ayudarnos a ofrecer valor e inculcar calidad. 

Usamos herramientas para ayudarnos a crear una mayor transparencia. 

Y la transparencia nos ayuda a tomar decisiones efectivas basadas en el aprendizaje y los cambios en nuestro entorno complejo.

Al igual que no hay mejores prácticas en agilidad de negocio, no hay mejores herramientas en agilidad. 

Elige cualquier herramienta que quieras y aproximadamente el 50% de la gente pensará que está bien. El otro 50% lo odiará con pasión. 

Si estás haciendo volteretas hacia atrás y pasas mucho tiempo tratando de «hacer que los datos se vean bien» en tu herramienta, entonces se está enfocando en lo incorrecto. 

Por lo menos, estás generando desperdicio. En el peor de los casos, en realidad estás reduciendo la transparencia y el compromiso del equipo con la creación y la entrega de valor.

Aquí hay algunos ejemplos de declaraciones que podrían indicar que nos estamos enfocando en cosas incorrectas:

  • ¿Cómo conseguimos que las estimaciones de las historias (es decir, PBI más pequeñas) se sumen a la épica (es decir, PBI más grande)?
  • ¿Podemos dividir la estimación para obtener crédito por el trabajo que hicimos en parte de este PBI este Sprint?
  • ¿Conseguimos que la herramienta cree automáticamente una hoja de ruta que tenga sentido para nuestras partes interesadas y refleje un pronóstico realista?
  • ¿Cómo podemos hacer que la herramienta ejecute automáticamente un informe que muestre el presupuesto gastado en cada uno de los proyectos en los que estamos trabajando?

A menudo, la gerencia es quien impulsa este enfoque en las cosas incorrectas y ahí estamos vendidos. 

Eso impulsa el comportamiento dentro de los equipos podria no ser el más adecuado. 

Hacer incapié en este punto es para no culpar a nadie, sino para señalar que necesitamos ayudar a la gerencia a ver cómo están impidiendo involuntariamente los beneficios de la agilidad y creando desperdicios innecesarios (y probablemente reduciendo la transparencia).

Sería increíble tener una herramienta de gestión de Product Backlog que podría ser útil para los equipos y también responder automáticamente todas las preguntas de la organización relacionadas con el progreso hacia las metas, los presupuestos y más cosas transversales. 

Sin embargo, todavía tengo que ver una herramienta que pueda hacer eso. Y dudo mucho que sea posible porque estamos tratando con un trabajo complejo en entornos complejos. 

Y el contexto de cada equipo es diferente, por lo que tu proceso se verá diferente. 

Por supuesto, esto significa que las herramientas que usan para ayudarlos a ser efectivos con tu proceso se verán diferentes.

pbl

Mis 3 consejos

Tengo 3 consejos para ti a la hora de elegir tus herramientas y cómo las utilizas.

# 1 – Manten las cosas simples

Utiliza las herramientas más simples para el trabajo

Y eso puede significar usar una herramienta diferente en lugar de intentar hacer que una herramienta existente logre otro propósito

Cuando intenteasdescubrir la mejor manera de usar una herramienta en un escenario específico (por ejemplo, dividir un PBI), pregunta al equipo qué garantizará una comprensión compartida del valor deseado y también será simple y fácil de mantener

# 2 – Deja ir la perfección y apunta a la transparencia

La entrega de productos no se trata de informes y datos perfectos que nos hagan «lucir bien». 

La transparencia proviene de discusiones abiertas y honestas además de la creación de un entendimiento compartido. 

Un informe o datos pueden ser parte de eso, pero no lo llevarán hasta allí.

# 3 – No permitas que sus herramientas limiten su proceso.

Pregúntese con frecuencia si tus herramientas están limitando tu proceso y / o creando más desperdicio que el valor agregado. 

Y si la respuesta es sí, haz algo al respecto. Desafía las suposiciones sobre por qué se requiere una determinada herramienta o por qué se requieren datos específicos en un formato específico. 

Profundiza en el por qué real detrás de lo que se necesita. 

Es posible que encuentres una mentalidad antigua de la que simplemente debemos dejar de lado. O puedes encontrar una mejor manera de satisfacer la necesidad.

¿Todavía quieres conocer mi herramienta preferida para la gestión del Product Backlog?

Mi respuesta son notas adhesivas y rotuladores de punta fina. 

Y un gran espacio visual para colaborar. 

La COVID-19 lo ha puesto dificil pero esto se puede replicar fácilmente en un entorno virtual. 

Puedes hacerlo con un MiroMural o directamente Google Drive.

Si los resultados de estas conversaciones se capturan en una herramienta electrónica más sofisticada, es genial. 

Simplemente manténlo lo más simple posible, facilite su mantenimiento y mantenga el enfoque en la transparencia para valorar como usar herramientas en agilidad.