Wie schaffen wir es, dass stille Teammitglieder endlich reden?
Im Verlauf der letzten zehn Jahre habe ich mehr als 300 Retrospektiven durchgeführt. Besonders in Erinnerung geblieben sind mir jene, in denen Teammitglieder nur schweigend in die Kamera starrten oder eine Person 90 Minuten im Raum saß, ohne ein Wort zu sagen – egal, wie oft ich versuchte, sie mit „Und wie denkst du darüber?“ einzubeziehen.
In all den Jahren wollte ich nie ganz akzeptieren, dass es einfach Menschen geben kann, die nicht wollen. Die nur hier sind, um ihre Zeit abzusitzen. Deshalb habe ich irgendwann angefangen, das Konzept von Sprint-Retrospektiven zu hinterfragen. Vielleicht ist einfach die Art und Weise, wie Retrospektiven gestaltet sind, nichts für sie.
Also habe ich mir folgende Fragen gestellt:
- Muss in jeder Retrospektive gesprochen werden?
- Muss eigentlich immer jeder im Team anwesend sein?
- Müssen wir darüber sprechen, wie es uns geht?
Ich will ehrlich mit dir sein: Die Antworten auf diese Fragen zu finden, ist mir nicht leicht gefallen, da sie meine Grundüberzeugungen darüber, was eine „gute“ Retrospektive ausmacht, infrage gestellt haben.
Hier sind drei bewährte Formate, die die Beteiligung steigerten – gerade bei denen, die vorher geschwiegen hatten.
Format #1: Die „Schreiben statt Sprechen“-Retrospektive
Retrospektiven funktionieren auch, wenn niemand ein Wort sagt.
Wenn es einzelnen Personen schwerfällt, vor dem Team etwas zu sagen, sollten wir sie nicht dazu zwingen. Stattdessen können wir „Sprechen“ auch durch „Schreiben auf Sticky Notes“ und „Abstimmen mit Klebepunkten“ ersetzen.
Ich gehe dabei so vor:
Schritt 1: Jede Person im Team bekommt eine Minute, um ihre Idee zu einer bestimmten Frage aufzuschreiben.
Schritt 2: Dann gibt jede Person ihre Idee an die nächste Person weiter. Die Person, die eine Idee erhält, kann nun
- die Idee der anderen Person als Anstoß für eine neue Idee nutzen,
- die Idee der anderen Person aufgreifen, um eine Abwandlung zu entwickeln, oder
- die Karte einfach an die nächste Person weitergeben.
Schritt 3: Zum Abschluss bekommt jedes Teammitglied drei Klebepunkte zum Abstimmen. Diese Punkte können frei auf alle Ideen verteilt werden. Abschließend werden die Punkte auf jeder Idee zusammengezählt und die Ideen aufsteigend nach Punktzahl sortiert.
Natürlich muss nicht die ganze Retrospektive in Stille stattfinden. Aber der Wechsel vom Sprechen ins Schreiben gibt stillen Teammitgliedern eine gleichberechtigte Stimme.
Format #2: Die asynchrone Sprint-Retrospektive
Eine Frage: Muss die Retrospektive ein Meeting sein?
Der Scrum Guide lässt es vermuten:
„Events werden in Scrum verwendet, um Regelmäßigkeit zu schaffen und die Notwendigkeit von Meetings, die in Scrum nicht definiert sind, zu minimieren. Optimalerweise werden alle Events zur selben Zeit und am selben Ort abgehalten, um die Komplexität zu reduzieren.“
Unerfahrene Scrum Master schließen daraus vorschnell, dass die Retrospektive immer ein Meeting sein muss. Das wäre natürlich wünschenswert. Allerdings hat mir die Arbeit in einem Scrum Team, das über drei Kontinente verteilt war, gezeigt, dass dies nicht immer möglich ist. Ungeachtet der Umstände müssen Scrum Master in ihrem Team dafür sorgen, dass die Sprint-Retrospektive stattfindet und produktiv ist.
Wie hilft uns diese Erkenntnis, auch stille Teammitglieder zum Reden zu animieren?
Vielleicht ist nicht die stille Person „das Problem“, sondern das Meeting. Vielleicht würde sie sich gerne beteiligen, aber der strikte Zeitrahmen eines Meetings setzt sie unter Druck. Nicht jeder dreht unter Zeitdruck auf, manche Menschen lähmt er förmlich und es bleibt ihnen nichts anderes übrig, als sich zurückzuziehen.
So kannst du den Zeitdruck rausnehmen:
- Analog: Nutze während des Sprints eine Feedback-Box. Stelle eine Box neben der Tür auf mit der Aufschrift: „Feedback für den Sprint“. Während des Sprints kann jedes Teammitglied dort seine Beobachtungen hinterlegen – ohne Zeitdruck. Später könnt ihr sie dann gemeinsam auswerten.
- Digital: Erstelle ein digitales Whiteboard für die Retrospektive, etwa mit den Fragen des „Perfection Game“. Teile das Board anschließend mit dem Team und bitte darum, die Fragen vor dem eigentlichen Termin zu beantworten.
Asynchrones Arbeiten löst das Problem des Zeitdrucks und kann dazu führen, dass auch stille Teammitglieder genug Zeit haben, sich einzubringen. Voraussetzung dafür ist, dass wir uns von dem Gedanken lösen, eine Retrospektive müsse zwingend EIN Meeting sein.
Format #3: Die Datenanalyse-Retrospektive
Es gibt zwei Arten von Menschen:
- Für die einen sind Arbeit und Privates unzertrennlich. Ihnen ist es wichtig, sich auch bei der Arbeit voll und ganz zu zeigen.
- Die anderen trennen Arbeit und Privates strikt. Für sie gehören Emotionen und Gefühle nicht in die Arbeit.
Wenn sie in der Retrospektive die Frage „Wie geht es euch?“ mit mehr als „gut“ beantworten sollen, fühlen sie sich schnell unwohl und verstummen. Mehr Fragen wie „Und weiter?“ werden sie nur schwerlich zum Reden bringen. Wollen wir sie zum Reden bringen, dann sollten wir ein Thema wählen, bei dem sie sich wohlfühlen. Vielleicht fühlen sie sich wohler dabei, Daten und Fakten zu analysieren.
Hier ein mögliches Vorgehen:
Wir betrachten dazu in der Retrospektive den aktuellen Sprint, genauer gesagt das aktuelle Sprint-Backlog.
Dann legen wir alle Einträge des Sprint-Backlogs aus und analysieren das Sprint-Backlog rein objektiv, indem wir die Tasks gemeinsam nach unterschiedlichen Skalen sortieren, etwa:
- technische Komplexität (niedrig bis hoch)
- Abhängigkeiten zu anderen Teams
- Bearbeitungsdauer vs. geschätzter Aufwand
- ...
Somit liegt der Fokus auf der Arbeit – und nicht auf den Menschen, die sie verrichten. Genau das macht dieses Format für viele stille Teammitglieder attraktiv. Sie können sich mit Beobachtungen, Vergleichen und Fakten einbringen, ohne Persönliches preiszugeben oder spontan reagieren zu müssen.
Nach über 300 Retrospektiven bin ich überzeugt:
„Wie schaffen wir es, dass stille Teammitglieder endlich reden?“, ist die falsche Frage. Die bessere Frage lautet:
„Wie schaffen wir es, dass stille Teammitglieder sich beteiligen – auch ohne reden zu müssen?“
Die Antwort darauf erfordert manchmal, lieb gewonnene Überzeugungen darüber, was eine „gute“ Retrospektive ausmacht, bewusst infrage zu stellen und anzuerkennen, dass Beteiligung viele Formen haben kann.