Vor 10 Jahren hatte ich mir gewünscht, es gäbe KI.
Über die Jahre habe ich mit unterschiedlichen Teams aus unterschiedlichen Branchen in unterschiedlichen Rollen gearbeitet.
Die Probleme waren jedoch meistens die gleichen:
- Der Sprint ist voller Aufgaben, aber niemand kann das eigentliche Ziel benennen.
- Das Refinement dauert ewig, weil sich Stories nicht schnell aufteilen lassen.
- Konflikte im Team werden erst erkannt, wenn es schon zu spät ist.
Und die Lösungen waren oft auch die gleichen. Natürliche Probleme immer und immer wieder zu lösen, entwickelt Fähigkeiten. Es unterscheidet jemanden mit Erfahrung von einem Anfänger. Gleichwohl ist es anstrengend und, was noch wichtiger ist, es skaliert nicht.
Mit KI hat sich das jetzt geändert.
KI liefert dir die Möglichkeit, typische Aufgaben im Alltag von Scrum Teams abzukürzen. Aber noch wichtiger: KI ermöglicht, unser Urteilsvermögen zu skalieren.
Das Rezept hierfür ist ganz einfach:
- Du löst eine Aufgabe einmal.
- Dann formulierst du die Lösung als KI-Prompt.
- Stößt du beim nächsten Mal auf das Problem? Dann nutze den Prompt und du hast eine erste Idee für eine Lösung.
Und jetzt kommt’s. Das gilt nicht nur für dich. Sondern jeder im Team (und in anderen Teams) hat sofort Zugang zu deinen bewährten Ansätzen.
Das meine ich mit „dein Urteilsvermögen skalieren“.
Dabei ersetzt KI dich nicht. Aber sie hilft dir, bessere Entscheidungen zu treffen – schneller und konsistenter.
Hier sind drei typische Beispiele aus über 10 Jahren in Scrum Teams (und 3 bewährte KI-Prompts, die du nutzen kannst, um den Weg zur Lösung abzukürzen).
Los geht’s:
Problem #1: Der Sprint ist voller Aufgaben, aber niemand kann das eigentliche Ziel benennen.
Häufig läuft das Sprint-Planning doch so ab:
Das Team kommt zusammen. Die Entwickler ziehen die ersten Einträge aus dem Product-Backlog, bis die Velocity ausgereizt ist. Dann hörst du eine mahnende Stimme:
„Wir brauchen noch ein Ziel für den Sprint!“
Und egal, welche Vorlage, welche Frage oder welches Cheat-Sheet du nutzt: Die Formulierung eines guten Sprintziels kostet das Team viel Zeit.
Genau hier kann KI unterstützen und eurem Team einige Vorschläge machen und euch damit Formulierungsarbeit sparen. Als Prompt hat sich für mich bewährt, das Sprintziel als Einladung zu formulieren.
KI-Prompt: Sprintziel als Einladung
So nutzt du den KI-Prompt:
- Kopiere ihn in ChatGPT, Claude oder Gemini.
- Ergänze die Liste der Stories für den Sprint.
- Dann erhältst du einen Vorschlag für ein Sprintziel.
Das Ergebnis könnte so aussehen:
Ich habe Gemini zusätzlich gebeten, ein Bild zu erstellen.
Hier ist der Prompt:
ROLLE
Du bist ein erfahrener Product Owner und Product Coach.
Deine Aufgabe ist es, aus mehreren User Stories ein kohärentes Sprintziel zu formulieren.
KONTEXT
Sprintziele geben dem Sprint einen Zweck und helfen dem Team, zusammenzuarbeiten.
Ein gutes Sprintziel:
- beschreibt, was nach dem Sprint für Nutzer oder Stakeholder anders sein wird
- beschreibt EIN Ziel, keine Liste von Aufgaben
Zusätzlich soll das Sprintziel so formuliert werden, dass klar wird, warum Stakeholder zum Sprint Review kommen sollten.
Ein gutes Sprintziel als Einladung zum Review macht deutlich:
- was die Stakeholder im Sprint Review sehen werden
- worauf sie sich freuen können
- welche Fragen, Entscheidungen oder Rückmeldungen im Review wichtig sind
Leitfrage:
Wozu sollen die Stakeholder zum Review Termin kommen?
AUFGABE
Analysiere die folgenden User Stories und Product Backlog Einträge:
Liste der Stories für den Sprint hier einfügen
Identifiziere das verbindende Thema oder den gemeinsamen Nutzen der Stories.
Formuliere daraus eine Einladung zum Sprint Review, die das Sprintziel sichtbar macht.
AUSGABE
Erstelle die Ausgabe in genau diesem Format:
1. Verbindendes Thema
Beschreibe in 1 bis 2 Sätzen das gemeinsame Ziel oder den gemeinsamen Nutzen der Stories.
2. Betreff
Formuliere einen kurzen, konkreten Betreff für die Einladung zum Sprint Review.
3. Einladung
Formuliere 2 bis 4 Sätze, die beantworten:
- was Stakeholder im Review sehen werden
- warum das relevant ist
- welche Entscheidung, Diskussion oder welches Feedback gebraucht wird
4. Agenda
Nenne 3 konkrete Punkte, die im Sprint Review im Mittelpunkt stehen.
5. Teilnehmer
Nenne die relevanten Stakeholder oder Gruppen, die eingeladen werden sollten.
6. Gesuchtes Feedback
Beschreibe konkret, welches Feedback, welche Entscheidung oder welche Einschätzung im Review gebraucht wird.
WICHTIGE REGELN
- Formuliere kein Aufgabenpaket und keine bloße Zusammenfassung von Stories
- Formuliere auf Nutzen, Veränderung und gemeinsamen Zweck hin
- Die Einladung muss neugierig machen und den Wert des Review Termins deutlich machen
- Vermeide vage Formulierungen
- Wenn die Stories kein gemeinsames Ziel erkennen lassen, benenne das klar und schlage das wahrscheinlich stärkste verbindende Thema vor
Problem #2: Das Refinement dauert ewig, weil sich Stories nicht schnell aufteilen lassen.
Betrachten wir diese User-Story gemeinsam:
Als Gast möchte ich ein Zimmer für meinen Urlaub auswählen können.
Viele Teams teilen User-Stories jetzt nach technischen Gesichtspunkten auf:
- Verfügbarkeitslogik im Backend umsetzen
- Zimmerdaten aus der Datenbank laden
- Filter im Frontend einbauen
- Auswahl des Zimmers im Buchungsprozess speichern
Das ist ein Fehler. Mit Folgen:
- Kein Gast kann wirklich ein Zimmer auswählen.
- Es gibt kein sinnvolles Feedback zur Auswahl.
- Es entsteht noch kein echter Nutzen für den Gast.
- Im Sprint-Review lässt sich nichts ausprobieren.
- Stakeholder erkennen kaum Fortschritt.
Deshalb sollte dein Team die Stories besser entlang der Interaktion des Nutzers mit dem System zuschneiden. Also danach, was der Nutzer macht.
Im Fall der Hotelbuchung könnten diese Schritte so aussehen:
- Verfügbare Zimmer für einen Zeitraum anzeigen
- Zimmerdetails ansehen
- Zimmer auswählen
- Buchung bestätigen
Daraus lassen sich dann Stories schneiden, die vom Nutzer bereits getestet werden können.
Ein Beispiel:
Als Gast möchte ich Zimmerdetails ansehen können, damit ich entscheiden kann, ob das Zimmer zu meinen Ansprüchen passt.
Warum ist diese Strategie so besser?
Beim Schnitt nach Nutzerschritten arbeitet das Team im Anschluss an nutzbaren Zwischenergebnissen. Natürlich muss nicht jeder Schritt bereits die vollständige Endlösung sein. Aber jeder Schritt sollte den Nutzer seinem Ziel erkennbar näher bringen.
Der Vorteil: Im Review können die Stakeholder bereits Feedback geben und das Team kann früher lernen, ob es ihre Anforderungen erfüllen wird.
KI-Prompt: User-Stories nach Nutzerschritten aufteilen
So nutzt du den KI-Prompt:
- Kopiere ihn in ChatGPT, Claude oder Gemini.
- Ergänze die User-Story.
- Dann erhältst du einen Vorschlag zur Aufteilung.
Damit kannst du deinem Team viel Formulierungsarbeit abnehmen. Die gewonnene Zeit könntet ihr zur Auswahl der passenden User-Stories nutzen.
Hier der Prompt:
ROLLE
Du bist ein erfahrener Product Owner und Product Coach.
Deine Aufgabe ist es, große User Stories so aufzuteilen, dass kleinere, sinnvolle User Stories entstehen, die jeweils einen testbaren Nutzen liefern.
PRINZIP
Teile User Stories nicht nach technischen Schichten wie Frontend, Backend oder Datenbank.
Teile sie stattdessen nach den Schritten, die ein Nutzer durchläuft, um sein Ziel zu erreichen.
Jede neue Story soll
- einen einzelnen Schritt in der Nutzerinteraktion abbilden
- für sich verständlich und testbar sein
- bereits einen erkennbaren Nutzen liefern
AUFGABE
Analysiere diese User Story:
[User Story hier einfügen]
Gehe dabei so vor:
1. Identifiziere die einzelnen Schritte der Nutzerinteraktion
- Was muss der Nutzer sehen?
- Was muss der Nutzer tun?
- Was muss der Nutzer entscheiden?
- In welcher sinnvollen Reihenfolge passiert das?
2. Teile die ursprüngliche Story in 3 bis 7 kleinere User Stories auf
3. Achte darauf, dass jede neue Story
- einen einzelnen Nutzerschritt beschreibt
- im Sprint Review ausprobiert werden kann
- einen erkennbaren Fortschritt zum Gesamtziel liefert
- nicht davon abhängt, dass erst alle anderen Teilschritte fertig sein müssen, um sinnvoll zu sein
4. Prüfe jede formulierte Story zusätzlich
- Kann ein Nutzer oder Stakeholder diese Story im Review konkret ausprobieren?
- Liefert sie bereits einen Wert, auch wenn spätere Schritte noch fehlen?
BEISPIEL
Ausgangsstory:
Als Gast möchte ich ein Zimmer für meinen Urlaub auswählen können.
Mögliche Schritte der Nutzerinteraktion:
- Verfügbare Zimmer für einen Zeitraum anzeigen
- Zimmerdetails ansehen
- Zimmer auswählen
- Buchung bestätigen
Beispiel für eine kleinere Story:
Als Gast möchte ich Zimmerdetails ansehen können, damit ich entscheiden kann, ob das Zimmer zu meinen Ansprüchen passt.
AUSGABE
Erstelle die Antwort in genau diesem Format:
1. Schritte der Nutzerinteraktion
- Schritt 1
- Schritt 2
- Schritt 3
2. Kleine User Stories
1. Als Nutzer möchte ich Schritt, damit Teilnutzen
2. Als Nutzer möchte ich Schritt, damit Teilnutzen
3. Als Nutzer möchte ich Schritt, damit Teilnutzen
3. Kurzprüfung je Story
Story 1: kurze Einschätzung, ob sie im Review testbar ist und warum sie schon Wert liefert
Story 2: kurze Einschätzung
Story 3: kurze Einschätzung
WICHTIG
- Formuliere keine technischen Aufgaben
- Formuliere keine internen Arbeitsschritte des Teams
- Bleibe in der Sprache des Nutzers und beim sichtbaren Verhalten aus Nutzersicht
- Wenn eine Story noch zu groß ist, teile sie weiter entlang der Nutzerinteraktion auf
Problem #3: Konflikte im Team werden erst erkannt, wenn es schon zu spät ist.
Warum entstehen Konflikte in Teams?
Die Antwort finden wir im Konfliktverhalten von Ehepaaren.
Über 40 Jahre lang hat Dr. Gottman mit seinem Team empirische Studien an über 3000 Paaren durchgeführt. In Langzeitstudien untersuchte er, warum manche Paare in glücklichen Partnerschaften leben und andere sich scheiden lassen.
Dabei fand er heraus:
Jedes Paar streitet sich. Die Art und Weise, wie Paare mit Konflikten umgehen, ist dabei entscheidend.
Dr. Gottman war bekannt dafür, dass er zu über 90 Prozent vorhersagen konnte, ob eine Ehe geschieden werden würde. Grundlage dafür war die Beobachtung eines Paares über einen Zeitraum von nur 15 Minuten.
Seine Vorhersagen basierten dabei auf zwei Erkenntnissen:
- Paare, die zusammenbleiben, erleben während eines Konflikts mindestens fünf positive Interaktionen für jede negative Interaktion.
- Paare, die sich trennen, zeigen ein hohes Maß an toxischen Verhaltensweisen.
Diese Verhaltensweisen sind:
- Schuldzuweisung: Vorwürfe und Kritik
- Rückzug: Abbruch der Kommunikation, Schweigen und die Weigerung, sich zu beteiligen
- Abwehr Zurückdrängen, Argumentieren sowie die Weigerung, das eigene Verhalten zuzugeben
- Verachtung: Sarkasmus, Herabsetzung, Zynismus, feindseliger Humor und sogar Beschimpfungen
Diese toxischen Verhaltensweisen können wir auch in der Teamarbeit beobachten.
Wollen wir Konflikte erkennen, dann müssen wir nur genau zuhören.
KI-Prompt: Konflikte frühzeitig erkennen
Und spätentens wenn wir die toxischen Verhaltensweisen fünfmal häufiger als Positives hören, sollten wir eingreifen.
Dabei kann die KI als objektiver Berater zur Seite stehen.
So nutzt du den Prompt:
- Kopiere ihn in ChatGPT, Claude oder Gemini.
- Dann wirst du aufgefordert, die Situation zu beschreiben.
- Im Anschluss erhältst du eine Auswertung.
Kleiner Tipp:
Nutze die Spracheingabe in ChatGPT, um die Situation zu beschreiben. Beim Tippen neigen wir gerne dazu, etwas wegzulassen.
Hier der KI-Prompt:
ROLLE
Du bist ein erfahrener Mediator und Konfliktcoach.
Du hilfst mir, in Scrum Meetings frühe Anzeichen von Konflikten zu erkennen.
Du stützt dich nur auf beobachtbares Verhalten, nicht auf Vermutungen über Absichten oder Motive.
FRAMEWORK
Nutze ausschließlich diese vier Frühwarnsignale nach Gottman:
1. Kritik
Angriff auf die Person statt auf die Sache
2. Rechtfertigung
Verteidigung statt echtem Zuhören
3. Mauern
Rückzug, Schweigen oder Nicht Beteiligung
4. Verachtung
Sarkasmus, Augenrollen oder Zynismus
Zusätzlich gilt:
- Achte auf positive Interaktionen, zum Beispiel Zuhören, Verständnis und konstruktive Beiträge
- Achte auf negative Interaktionen, insbesondere die vier Frühwarnsignale
- Bewerte das Verhältnis zwischen positiven und negativen Interaktionen nach der 5:1 Regel nach Gottman
ANWEISUNG
Gehe in zwei Schritten vor.
Schritt 1
Bitte mich zuerst, eine konkrete Situation aus einem Scrum Meeting zu beschreiben.
Frage:
Bitte beschreibe die Situation aus dem Scrum Meeting so konkret wie möglich.
Was wurde gesagt, wie haben sich die Beteiligten verhalten und wie haben andere reagiert?
Warte danach auf meine Antwort.
Schritt 2
Analysiere erst nach meiner Beschreibung die Situation anhand der vier Frühwarnsignale und des Verhältnisses von positiven zu negativen Interaktionen.
ANALYSE
1. Erkenne negative Interaktionen
- Identifiziere konkrete Aussagen oder Verhaltensweisen
- Ordne jedes Beispiel genau einem der vier Frühwarnsignale zu
2. Erkenne positive Interaktionen
- Identifiziere konkrete Beispiele für konstruktives Verhalten
- Zum Beispiel Zuhören, Nachfragen, Verständnis zeigen, lösungsorientierte Beiträge
3. Bewerte das Verhältnis
- Schätze das Verhältnis von positiven zu negativen Interaktionen
- Orientiere dich an der 5:1 Regel:
- ab 5:1 stabil
- unter 5:1 kritisch
4. Frühwarn Einschätzung
Ordne die Situation genau einer Kategorie zu:
- a) gesunde Diskussion
- b) beginnender Konflikt
- c) klarer Konflikt im Aufbau
Berücksichtige dabei:
- Häufigkeit der negativen Signale
- dominierende Muster
- Verhältnis von positiv zu negativ
5. Begründung
- maximal 3 Sätze
- nur beobachtbares Verhalten
- keine Interpretation von Motiven
OUTPUT
Negative Signale
- Signal; konkretes Beispiel
Positive Interaktionen
- konkretes Beispiel
Verhältnis von positiv zu negativ
- Einschätzung, zum Beispiel 2:1 oder 1:3
- Bewertung: stabil oder kritisch
Dominierende Muster
- ...
Einschätzung
- a, b oder c
Begründung
- ...
KI skaliert dein Urteilsvermögen – aber nur mit den richtigen Playbooks
Diese drei Prompts werden dir bei vielen typischen Problemen in Scrum Teams helfen.
Sie stellen aber nur den Anfang dar.
Bessere Entscheidungen triffst du, wenn du verschiedene Alternativen vergleichen und einander gegenüberstellen kannst. Wenn du also nicht nur einen Prompt, sondern mehrere zur Auswahl hast. Dafür braucht es KI-Playbooks.
KI-Playbooks helfen dir zu erkennen,
- wann du welchen Prompt einsetzt,
- wie du die Ausgabe bewertest,
- wie du sie im Team verwendest,
- welche Varianten es gibt.
Genau solche KI-Playbooks teile ich jede Woche in meinem Newsletter „Scrum mit KI“.
Melde dich gerne an, wenn du lernen willst, wie KI dein Team unterstützen kann und dir hilft, dein Urteilsvermögen zu skalieren.